Факт списания использованных материалов (запчастей) и канцтоваров необходимо оформлять актом расхода.

 Любые материалы передаются со склада организации в подразделения для их дальнейшего использования. При этом факт передачи со склада в подразделение оформляется при помощи типовых форм первичных учетной документации,  как правило применяется требование-накладная (форма № М 11). Требование-накладная (форма М-11, утв. постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а) является унифицированной формой первичной учетной документации по учету материалов и применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами. Требование-накладную составляет в двух экземплярах материально ответственное лицо структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Один экземпляр служит сдающему складу основанием для списания ценностей, а второй - принимающему складу для оприходования ценностей. В настоящее время специализированные унифицированные формы для списания отслуживших свой срок канцелярских товаров (использованных запасных частей) не предусмотрены. Поэтому факт списания израсходованных материалов (запчастей) и канцелярских товаров оформляется актом расхода в том подразделении, которое является их получателем. В данный момент унифицированной формы акта расхода канцелярских товаров (запчастей) не существует. Поэтому каждая организация должна самостоятельно разработать и утвердить в качестве приложения к учетной политике:

·      форму акта расхода;

·      порядок его составления;

·      перечень подразделений, для которых он предусмотрен.